"Det handlar om hur man vill jobba som ledare"

Bild

Styrning och styrmodeller i alla ära - men egentligen handlar det  helt enkelt om hur man vill agera som ledare, konstaterar Anders Thornberg verksamhetscontroller i Helsingborgs stad. Tillsammans med enhetschef Ann-Marie Ståhlgren berättar han om hur det nya arbetssättet innebär i praktiken och hur man lyckats nå så långt som man faktiskt gjort. 

"Arkiteterna bakom den förändrade styrmodellen" - så kallar stadsdirektör Palle Lundberg sina medarbetare Anders Thornberg och Ann-Marie Ståhlgren. För att höra mer om hur arbetet kring detta vuxit fram och vad det innebär för såväl verksamhet som politiker träffas vi på avdelningen för Ekonomi och Styrning, ett stenkast från Helsingborg Centralstation.

Anders Thornberg, verksamhetscontroller Helsingborgs stad
Anders Thornberg
Verksamhetscontroller

De ger båda en bild av en styrmodell som med 300 mål från politikerna per år blivit mer eller mindre ohanterlig över tid. Dessutom var det ibland otydligt vad som var ett mål och vad som endast avsågs som information, vilket gjorde det svårt för verksamheten att avgöra vad som var vad, berättar Anders Thornberg.  

– Alla var överens om att volymen av styrsignaler var för stort och att vi behövde begränsa antalet. Då fanns öppningen för att se hur vi skulle göra istället. Men tanken var aldrig att minska den politiska styrningen, utan göra den tydligare.

Syftet med att ha en styrmodell är att kommunicera prioriteringar och få genomslag i organisationen, förklarar han vidare. 

2017 fick stadsledningsförvaltningen i uppdrag av fullmäktige att se över stadens styrmodell och identifiera förbättringar, vilket gjordes genom att intervjua framförallt chefer och politiker, men även ett antal medarbetare samt omvärldsbevaka hur andra gör.

Nytt ledarskapsprogram för att utveckla kulturen

Det var ett ganska enhetligt svar för åt vilket håll vi behövde gå. I maj 2018 beslutade ett enhälligt fullmäktige om att ta bort balanserad styrning och styrkort som styrmodell.

– Det talas mycket om styrning och styrningsmodeller, men egentligen handlar det ju mest om hur man vill jobba som ledare, konstaterar Anders Thornberg.

Sedan årsskiftet har Helsingborgs stad en modell för politisk styrning och en för verksamhetsstyrning, som båda handlar om tillitsbaserad styrning i stort. Som en del av arbetet att utveckla kulturen i organisationen har Helsingborgs stad även skapat ett nytt ledarskapsprogram, Samspel Helsingborg, som alla chefer och ledande politiker ska genomgå.

I den nya verksamhetsstyrningen jobbar chef och medarbetare med fyra huvudsakliga frågeställningar tillsammans: vad är uppdraget, vad vill vi uppnå, vad behöver vi göra och vad vi planerar för på längre sikt. 

En A3 ger politikerna koll på nuläget

För att politikerna ska kunna sätta relevanta mål för verksamheten är det a och o att få en nulägeskoll, vilket numera görs genom att förvaltningen förser dem med en nulägeskarta i form av ett A3 med syftet att förenkla för mottagaren och underlätta dialogen. 

–  Tidigare hade vi inget gemensamt format för nulägesanalys, utan det var i olika typer av rapporter. Skillnaden är att vi nu sammanfattar alla våra slutsatser i en nulägeskarta. Det är också ett sätt att tvingas till att ta fram slutsatser som gör att vi pratar om det som är viktigast, säger Anders Thornberg.  

Hur har förändrade styrmodellen tagits emot?
Anders Thornberg: Jag tycker vi har modiga politiker som vågar begränsa sig till ett fåtal problem som är viktigast. Att vara tydlig och prioritera ger mer styrning och bättre styrning. Det är något som stadens politiker har lyckats med i den förändrade modellen. 

Vad är utmaningarna för chefer och medarbetare?
Ann-Marie Ståhlgren: Som chef kan det vara svårt att både vara tydlig, tänka tvärsektoriellt och helhet och samtidig få verksamhetsplan och ekonomi att hänga ihop. För medarbetare å andra sidan handlar det om att ha kundens fokus, engagera sig och lyfta problem och utmaningar, men också prata om framgångar. 

Ann-Marie Ståhlgren, enhetschef
Ann-Marie Ståhlgren
Enhetschef Ekonomi och Styrning

Överlag är ambitionen att Helsingborgs stad lägga mindre tid på planering och mer tid på att följa upp. 

– Vi har tonat ner rapporter och har verksamhetsdialog istället. Forskning visar att en dialog blir bättre för verksamheten än att man bara avrapporterar, säger Anders Thornberg.

Verksamhetsdialoger är något som genomsyrar samtliga förvaltningar och där chefer och medarbetare i olika konstellationer träffas minst tre gånger per år för att prata om utmaningar och framgångar, men också ge varandra coachning och stöd.
 
Det är lätt att hamna i beskrivning, men det gäller att fokusera på utmaningar och coachning för att uppnå verksamhetsdialogens sitt syfte. Sedan handlar det om effektiva möten, de ska vara korta och bra. Dessutom är det alltså ingen avrapportering utan det görs i partnerskap för att alla ska lyckas med uppdraget, understryker de båda.

Viktigt med öppen och aktiv dialog

Ett viktigt verktyg för det dagliga arbetet är verksamhetsplanen som tas fram gemensamt av chefer och medarbetare på arbetsplatsträffar. En aktiv och öppen dialog är viktig i tillitsbaserad styrning, konstaterar Ann-Marie Ståhlgren. 

–  Som chef ger du handlingsutrymme åt medarbetarna och möjliggör att ha kundens fokus när ni tar fram verksamhetsplanen, medan du som medarbetare bidrar med din kunskap och dina idéer, för att skapa bästa möjliga verksamhet för de som vi finns till för. 

Hur man som medarbetare märker av det nya styrsättet i det dagliga arbetet beror ju mycket på hur din chef har jobbat förut, säger Anders Thornberg. Om chefen inte inkluderat tidigare så kan det mynna ut i ett nytt arbetssätt. 

–  Med tiden är ambitionen att det ska märkas av i vardagen, i takt med att alla chefer genomgår Samspel Helsingborg. Något annat kan jag inte tänka mig.