Skrota rapporter - välj dialog

Bild
Bild: Victor Höjer, enhetschef för hemvården och Thekla Ripa, enhetschef vårdboendet Romare stiftelse, Helsingborgs stad.
Bild: Victor Höjer, enhetschef för hemvården och Thekla Ripa, enhetschef vårdboendet Romare stiftelse, Helsingborgs stad.

Som enhetschefer inom Vård- och omsorgsförvaltningen är både Victor Höjer och Thekla Ripa i direkt kontakt med både medarbetare och brukare – en relation som tagit ett viktigt steg framåt i och med att den tillitsbaserade styrningen infördes vid årsskiftet. 

–  Jag är mer agil än traditionell som ledare och gillar att ha med mina medarbetare, därför välkomnade jag det nya styrsättet. För att kunna göra ett bra jobb måste du kunna ha en förståelse, och det får både mina medarbetare och jag genom de dialoger vi har. Nu får medarbetarna vara med och påverka verksamheten, vilket också ger ett ökat driv, säger Victor Höjer, som verkar som enhetschef för hemvården.

När Victor Höjer klev på sin tjänst för ett och ett halvt år sedan var det styrkort som gällde inom Helsingborgs stad, vilket innebar månatliga rapporteringar i ett system. Nu har dessa ”milslånga rapporter” ersatts av dialoger och det är den absolut största skillnaden. Genom en dialog på samtliga nivåer, ja då vet alla också vad som förväntas.

– För många är nog det här mer ovant, men samtidigt spännande att få vara med och påverka. Jag vill att mina medarbetare ska kunna fatta beslut där det behövs istället för att chefen släcker alla bränder som i det lite mer traditionella ledarskapet.  Men jag ser att det finns intresse och det haglar idéer, vilket behövs för att organisationen ska utvecklas, konstaterar Victor Höjer och understryker vikten av att man som chef är med och stöttar.

– Det egna ansvaret kommer man kunna ta utan problem, men det kommer ta en tid innan man ser det som en del av det dagliga arbetet. Därför måste man som chef måste man vara närvarande och coacha. 

Det nya arbetssättet tar sig uttryck på flera nivåer. Även i enhetschefsgruppen märks skillnad, säger Thekla Ripa, som är enhetschef på vårdboendet Romare stiftelse i Helsingborg. 

– I vår verksamhetsplan har vi betydligt färre mål och som känns mer verklighetsnära. Tidigare hade vi många och stora mål som inte hanns med. Det kändes luddigt och om det är luddigt för mig är det ju det även för mina medarbetare, förklarar hon tillägger att de gått från 10 till 15 mål med tillhörande underrubriker till att endast ha 4-5 mål.

Dialog är något som genomsyrar tillitsbaserad styrning, men för att få till en fungerande verksamhetsdialog gäller det också för cheferna att frigöra tid för att vara delaktig i det dagliga arbetet. 

– Vi som chefer behöver vara delaktiga och se våra medarbetare. Det finns en önskan om mindre möten mellan chefer och mer kontakt med medarbetare. Därför handlar det mycket om att vara effektiv och hitta andra mötesformer. Vi ska vara närvarande chefer, det är ju då våra medarbetare märker att vi ser dem, säger Thekla Ripa.

På vårdboendet Romare har man sedan januari arbetat med att tydliggöra både riktning, ansvar och mål i samband med APT (arbetsplatsträff). Det kan exempelvis handla om ett mål att skapa en bättre utemiljö, ja då får medarbetarna komma med tankar och idéer. På så sätt fattas inte besluten ”där uppe”, påpekar Thekla Ripa. 

– Det är för tidigt att göra en utvärdering, men jag tror att medarbetarna i stort är mer delaktiga. Hittills känns det jättebra.
 
I Helsingborgs stad handlar det tillitsbaserade ledarskapet framförallt om en kulturförändring, där Victor Höjer som chef får flera idéer dagligen från sina medarbetare istället för att sitta vid datorn för att rapportera. En förändring som enligt honom fungerar väldigt bra.  

– Gå bort från konstanta rapporter och istället ha dialog, på så sätt föds idéer och innovationer. Sedan handlar det om att prova och våga testa, man måste få misslyckas. Kan man jobba med detta från högsta instans till medarbetaren längt ner då har man mycket att vinna.