Användning av personuppgifter

I den här policyn förklarar vi varför och med vilken laglig grund Civilekonomerna samlar in och behandlar dina personliga uppgifter. Din integritet är viktig för oss!

Sammanställning av de lagliga grunder som är aktuella för Civilekonomernas verksamhet

För att få behandla personuppgifter krävs det att det finns en laglig grund för behandlingen. Nedan finner du vilka lagliga grunder det finns och som vi använder oss av:

  • Samtycke – Du har lämnat ditt samtycke till att dina personuppgifter behandlas för ett eller flera specifika ändamål.
  • Avtal – Behandlingen av dina personuppgifter är nödvändig för att fullgöra ett avtal mellan dig och oss (medlemskapet) eller för att vidta åtgärder på begäran av dig innan ett sådant avtal ingås.
  • Rättslig förpliktelse – Behandlingen av dina personuppgifter är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse som åvilar Civilekonomerna enligt t.ex. lag eller kollektivavtal .
  • Allmänt intresse – Behandlingen av dina personuppgifter är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse som följer av t.ex. lag eller kollektivavtal.
  • Intresseavvägning – Behandlingen av dina personuppgifter är nödvändig för ändamål som rör Civilekonomernas eller tredje parts berättigade intressen, förutsatt att dina intressen eller grundläggande rättigheter och friheter inte väger tyngre. Du har möjlighet att invända mot att vi använder dina uppgifter på det här sättet. Då gör vi en ny bedömning utifrån din specifika situation.

Eftersom facklig tillhörighet är en känslig personuppgift krävs ytterligare lagstöd för att få behandla den personuppgiften. Dessa är:

Samtycke – Du har uttryckligen lämnat ditt samtycke till behandlingen av dina personuppgifter för ett eller flera specifika ändamål.
Inom arbetsrätten m.m. – Behandlingen av dina personuppgifter är nödvändig för att vi eller du själv ska kunna fullgöra skyldigheter eller utöva särskilda rättigheter inom arbetsrätten eller inom områdena social trygghet och socialt skydd.
Berättigad facklig verksamhet – Behandlingen av dina personuppgifter utförs internt inom ramen för Civilekonomernas berättigade verksamhet med lämpliga skyddsåtgärder.
Rättsligt anspråk – Behandlingen av dina personuppgifter är nödvändig för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.
Arkiv, statistik m.m. – Behandlingen av dina personuppgifter är nödvändig för arkivändamål av allmänt intresse vetenskapliga eller historiska forskningsändamål eller statistiska ändamål. Utöver vad som framgår nedan kan det förekomma ytterligare situationer då vi är skyldiga att behandla dina personuppgifter enligt lag.

Samtycke
Att lämna sitt samtycke till en behandling av personuppgifter är alltid frivilligt. Du kan närsomhelst återkalla ditt samtycke till behandlingar som sker för angivna ändamål. Sådan

Ändamål och laglig grund för behandling av personuppgifter

Medlemsadministration
För att kunna administrera ditt medlemskap behöver vi behandla dina personuppgifter så som namn, personnummer, adress, telefonnummer, e-post, bankkontonummer, betalsätt, arbetsgivare, lön, sysselsättningsgrad, titel och examensdatum och vi behöver göra nedanstående behandlingar:

Ändamål    Rättslig grund
  • Handlägga medlemsansökan
  • Föra medlemsregister
  • Fatta beslut om rätt medlemsavgift
  • Fakturera medlemsavgifter inkl. betalningspåminnelse och autogiroansökan
  • Kontrollera medlemskapet
  • Handlägga utträdesansökan
  • Hantera uteslutning
  • Säkerställa tillgång till uppdaterade medlemsuppgifter inklusive adressuppgifter via Bisnode
  • Behandlingen är nödvändig för att fullgöra ett avtal mellan dig och Civilekonomerna samt att
  • behandlingarna utförs inom ramen för förbundets berättigade verksamhet
  • Hantera avdragsrätten för medlemsavgiften
  • Behandlingen är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse samt att
  • behandlingarna utförs inom ramen för förbundets berättigade verksamhet
  • Administrera ditt medlemskap i Akademikernas a-kassa när du betalar via oss
  • Intresseavvägning, Civilekonomernas intresse att underlätta administrationen för medlemmen samt att
  • behandlingen sker inom ramen för förbundets berättigade verksamhet
  • Arkivera handlingar 
  • Intresseavvägning, Civilekonomernas berättigade intresse att på ett kostnadseffektivt sätt spara handlingar samt att
  • behandlingen sker inom ramen för förbundets berättigade verksamhet
  • Bokföring och redovisning
  • Behandlingen är nödvändig för att förgöra en rättslig förpliktelse samt att
  • behandlingen sker inom ramen för förbundets berättigade verksamhet

Vi lämnar inte ut personuppgifter till någon annan, exempelvis Akademikernas a-kassa utan att du har uttryckligen givit ditt samtycke.

Civilekonomerna är måna om att de personuppgifter som behandlas om dig är riktiga. Oriktiga uppgifter kommer att rättas snarast möjligt. För att du ska kunna få den bästa servicen från oss är det viktigt att du meddelar oss ändringar om exempelvis arbetsgivare, mailadress och telefonnummer. Det enklaste är om du, på Civilekonomernas hemsida loggar in på ”Mina sidor” och själv ändrar.

Vi kan komma att få information från din arbetsgivare om nya kontaktuppgifter och arbetsplats. Vi kommer ändra informationen först efter att vi varit i kontakt med dig.

Den fackliga verksamheten och medlemsförmåner

För att du ska få den service och de medlemsförmåner som följer av stadgarna och medlemskapet hos oss behöver vi behandla dina personuppgifter för nedanstående ändamål.

Ändamål  

Laglig grund

  • Rådgivning och coachning
  • Inkomstförsäkring
  • Gruppförsäkringar
  • Nyhetsbrev-var står det egentligen?
  • Förbundstidningen
  • Karriärrådgivning och CV-granskning
  • Framställa lönestatistik
  • Förhandlingshjälp
  • Rättshjälp
  • Skatterådgivning, pensionsrådgivning och affärsjuridisk rådgivning
  • Löneindrivning
  • Kollektivavtalsförhandlingar
  • Utbildningar, seminarier och andra medlemsmöten
  • Nätverksträffar
  • Mentorskapsträffar
  • Behandlingen är nödvändig för att fullgöra ett avtal mellan dig och Civilekonomerna samt att
  • behandlingen sker inom ramen för förbundets berättigade verksamhet

 

 

 

 

 

 

 

  • Upprätta listor samt betala ut konflikersättning vid eventuell konflikt
  • Intresseavvägning, Civilekonomernas intresse av att kunna ta ut rätt personer vid en konflikt som påtryckningsmedel och betala de medlemmar som tas ut i konflikt samt att
  • Behandlingen utförs inom ramen för förbundets verksamhet 
  • Arkivering av protokoll och handlingar hänförliga till förhandlings- och rättshjälpsärenden 
  • Intresseavvägning-Civilekonomernas intresse att bedriva kostnadseffektiv verksamhet samt att
  • behandlingen sker inom ramen för förbundets berättigade verksamhet 
  • Arkivering av protokoll och handlingar enligt  kollektivavtalet
  • Behandlingen är nödvändig för att fullgöra rättsliga förpliktelser som följer av kollektivavtalet samt att
  • behandlingen sker inom ramen för förbundets berättigade verksamhet 

Lämna ut personuppgifter

Vi lämnar inte ut personuppgifter till någon annan (exempelvis din arbetsgivare, pensionsrådgivare, skatterådgivare, affärsjuridisk rådgivare och LO TCO Rättsskydd) utan att du har uttryckligen givit ditt samtycke. Undantaget är om vi behöver bekräfta ditt medlemskap inför en eventuell förhandling som initierats av din arbetsgivare. Den rättsliga grunden är då fullgörande av avtalet mellan dig och Civilekonomerna samt att det sker inom ramen för arbetsrätten.

Vi lämnar inte heller ut känsliga personuppgifter om dig, exempelvis uppgift om allergi eller information som avslöjar ditt fackliga medlemskap, utan ditt uttryckliga samtycke. Ditt samtycke kan alltså behövas för att vi ska kunna skicka vidare dina matpreferenser till en kursgård i samband med utbildning eller seminarium.

För de fall vi behöver lämna dina personuppgifter till Akademikernas arbetslöshetskassa(AEA) eller de försäkringsbolag vi samarbetar med avseende inkomstförsäkringen och gruppförsäkringar är den rättsliga grunden då fullgörande av avtalet mellan dig och Civilekonomerna samt att behandlingen är nödvändig för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.

För de fall vi behöver lämna dina personuppgifter till gruppförsäkringsbolaget är den rättsliga grunden då intresseavvägning samt att behandlingen är nödvändig för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.

Fullmäktige

Fullmäktige är förbundets högsta beslutande organ. Förbundsstyrelsen ska informera medlemmarna om fullmäktige, nomineringar och vad, om medlems rätt att lämna motion samt medlemmars närvarorätt. För att vi ska kunna följa den demokratiska processen i enlighet med stadgarna behöver vi behandla dina personuppgifter för nedanstående ändamål.

Ändamål Laglig grund
  • Hantera motioner inför fullmäktige
  • Hantera kandidater inför fullmäktige
  • Hantera arvoden inför fullmäktige
  • Behandlingen är nödvändig för att fullgöra avtalet med dig och Civilekonomerna samt att
  • behandlingen sker inom ramen för förbundets berättigade verksamhet

 

 

Vi lämnar inte ut känsliga personuppgifter om dig, exempelvis uppgift om allergi utan ditt uttryckliga samtycke. Ditt samtycke kan alltså behövas för att vi ska kunna skicka vidare dina matpreferenser till en kursgård i samband med fullmäktige.

Lokala föreningar och förtroendevalda

Saco består av 23 självständiga förbund, varav Civilekonomerna är en av dessa. Förbunden har tillsammans organiserat lokala föreningar i syfte att bland annat representera förbunden lokalt, dvs. förhandla för dig och ta tillvara på dina rättigheter enligt MBL, LAS och kollektivavtal.

För att kunna göra det behöver vi behandla dina personuppgifter för nedanstående ändamål. 

Ändamål Laglig grund
  • Bilda akademikerföreningar genom att ha informationsmöten på arbetsplatser
  • Upprätta av listor över förtroendevalda
  • Erbjuda specifik information och förmåner till förtroendevalda
  • Delegationsdeltagande inför avtalsförhandlingar 
  • Behandlingen är nödvändig för att fullgöra avtalet med dig och Civilekonomerna samt att
  • behandlingen sker inom ramen för förbundets berättigade verksamhet

 

 

Det lokalfackliga arbetet bedrivs ofta genom lokala akademikerföreningar. Finns en sådan akademikerförening på din arbetsplats blir du per automatik medlem där när du går med i förbundet.

De uppgifter som behandlas för att du ska kunna vara förtroendevald är de uppgifter du själv lämnar till oss eller till din lokala akademikerförening. För att vara förtroendevald lokalt så måste informationen om dig och din roll finnas tillgänglig för anställda på din arbetsplats. Om du är ordförande i lokalföreningen behöver vi kunna offentliggöra ditt namn på vår webbplats eller på annat sätt informera våra medlemmar och övriga Saco-förbund vi samarbetar med.

Följa upp och utveckla verksamheten samt tillväxt

Civilekonomerna vill bli större och ha bättre tillväxt och påverkansmöjligheter och vi jobbar ständigt med att utveckla vår verksamhet. För att göra verksamheten bättre och för att du ska få ut så mycket som möjligt av ditt medlemskap kommer vi att göra nedanstående behandlingar.

Ändamål Laglig grund
  • Uppgradering av medlemmar
  • Återrekrytera utträdda medlemmar
  • Intresseavvägning, Civilekonomernas berättigade intresse är att få fler ordinarie medlemmar så att förbundet kan växa och bli större samt att
  • behandlingen sker inom ramen för förbundets berättigade verksamhet
  • Genomför enkätundersökningar för att exempelvis utvärdera kurser, utbildningar och medlemsförmåner
  • Följa upp utträden
  • Intresseavvägning, Civilekonomernas berättigade intresse är att följa upp och utveckla verksamheten samt att
  • behandlingen sker inom ramen för förbundets berättigade verksamhet

Journalistisk verksamhet, påverkansarbete och sociala medier

Förbundet ska arbeta för att förbättra medlemmarnas yrkesmässiga och ekonomiska ställning på arbetsmarknaden. En del i den verksamheten är att ta reda på vad våra medlemmar tycker är viktigt och medvetandegöra dessa frågor. För att kunna göra det behöver vi behandla dina personuppgifter för nedanstående ändamål.

  • Ändamål
  • Laglig grund
  • Genomföra medlemsundersökningar för att kunna ta fram rapporter som belyser frågor som är viktiga för våra medlemmar för att på så sätt kunna förändra och påverka

 

  • Behandlingen är nödvändig för att fullgöra avtalet med dig och Civilekonomerna samt att
  • behandlingen sker inom ramen för förbundets berättigade verksamhet

När personuppgifter behandlas inom ramen för journalistisk verksamhet gäller inte GDPR. Journalistisk verksamhet är exempelvis artiklar i Civilekonomernas tidning och det journalistiska arbete som leder fram till dessa artiklar. Om du är missnöjd med något som skrivits om dig är du alltid välkommen att höra av dig till den ansvariga utgivaren.

Vi lämnar inte ut personuppgifter till något marknadsundersökningsföretag utan att du har uttryckligen givit ditt samtycke.

Så här länge sparar vi dina personuppgifter

Så länge du är medlem i Civilekonomerna kommer vi att spara de personuppgifter som krävs för att kunna administrera ditt medlemskap. Övriga personuppgifter, som är hänförliga till en viss behandling med visst ändamål kommer vi att gallra löpande i enlighet med vår gallringsrutin, så fort ändamålet med behandlingen har upphört.

Vi har en skyldighet enligt bokföringslagen att spara allt räkenskapsmaterial i 7 år efter det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Detta gäller oavsett om du gått ur förbundet innan dess. Vi har även en skyldighet enligt kollektivavtal att föra register över förhandlingar till dess att kollektivavtalet har upphört. Om vi förhandlat fram särskilda villkor som du berörs av kan vi komma att spara vissa personuppgifter för att fullgöra den skyldigheten.

Om vi har givit dig rådgivning eller företrätt dig genom förhandling eller rättshjälp sparar vi dessa personuppgifter i 10 år efter avslutad aktivitet i enlighet med preskriptionslagen. Detta gäller oavsett om du gått ur förbundet innan dess.

Har du deltagit i kurser, seminarier eller informationsträffar kommer uppgifterna att sparas i 3 månader efter avslutad aktivitet. För det fall du går ur förbundet kommer vi att spara dina uppgifter under ett år för att försöka återrekrytera dig.

Information om dig från annan än dig

I det fall vi får information om ny arbetsgivare från någon annan än dig kommer vi alltid fråga dig innan vi ändrar uppgifterna.

Kategorier av mottagare av personuppgifter
I vissa fall har vi gett externa företag eller organisationer i uppdrag att behandla personuppgifter för vår räkning, så kallade personuppgiftsbiträden. Vi anlitar bara personuppgiftsbiträden som ger tillräckliga garantier för att GDPR följs och dina rättigheter skyddas.

  • Tryckerier – som trycker och distribuerar Civilekonomernas tidning och andra trycksaker så som broschyrer, rapporter, fakturor och informationsmaterial
  • Lokala Akademikerföreningar
  • Andra fackförbund inom Saco som agerar som kontaktförbund för lokala föreningar
  • Det förbund Civilekonomerna anlitar för förhandlingshjälp och rättshjälp
  • Av förbundet anlitade leverantörer av IT-stöd och IT-tjänster
  • Det av förbundet anlitat medlemsregisterföretag
  • Reliable - vilket är det bolag förbundet använder för att rekrytera medlemmar
  • Företag som bedriver kundundersökningar och andra analysuppdrag
  • Företag som hjälper till att uppgradera medlemmar
  • Företag som hjälper till med karriärcoachning och CV-granskning
  • Saco – som hanterar utlämnande av medlemsuppgifter till arbetsgivarorganisationer och sammanställer medlemsstatistik
  • BISNODE - för inhämtande av adressuppgifter
  • Arkiv

Civilekonomerna kan även lämna ut personuppgifter till andra personuppgiftsansvariga (se ändamål och laglig grund ovan). I det fall vi lämnar ut personuppgifter till andra personuppgiftsansvariga har vi avtalat om lämpliga åtgärder för att säkerställa korrekt och laglig behandling av dina personuppgifter.

  • Arbetsgivare - exempelvis i samband med lokal löneöversyn eller andra fackliga förhandlingar
  • Akademikernas a-kassa
  • Skattemyndigheten - vad gäller avdrag för medlemsavgifter
  • Samarbetspartners – när det gäller bl.a. pensionsrådgivning, skatterådgivning och affärsjuridisk rådgivning och försäkringsfrågor
  • Det försäkringsbolag som förbundet samarbetar med rörande inkomstförsäkring
  • Det försäkringsbolag som förbundet samarbetar med rörande gruppförsäkringar
  • Det försäkringsbolag förbundet har sin ansvarsförsäkring hos
  • Delgivningsföretag-svensk delgivningsservice

Vi kommer aldrig att sälja dina personuppgifter till tredje part. 

Kategorier av Mottagare av personuppgifter utanför EU och EES

Vårt medlemsregister (Salesforce) och verktyg för utskick (Hubspot) behandlar personuppgifter i USA med stöd av Privacy Shield. Läs mer om Privacy Shield här

Dina rättigheter

Tillgång
Du kan när som helst ta del av den grundläggande information som finns registrerad om dig genom att logga in på Mina sidor. Där kan du också uppdatera dina kontaktuppgifter. Övrig information som rör dig kan du begära ut genom att kontakta oss här

Dataportabilitet – få ur och flytta dina uppgifter
Du har rätt att få ut de uppgifter vi har om dig som du har tillhandahållit inom ramen för ditt medlemskap eller med samtycke. Du får ut uppgifterna i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format för att du ska kunna flytta dina uppgifter, till exempel till ett annat förbund.

Rätta felaktiga uppgifter
På Mina sidor kan du kontrollera att vi har rätt uppgifter om dig och själv uppdatera vissa uppgifter. Om du upptäcker att vi har felaktig uppgift om dig kan du kontakta oss. Av säkerhetsskäl vill vi gärna att du använder formuläret på Mina sidor.

Ta bort vissa uppgifter
I vissa fall har du rätt att få uppgifter om dig själv raderade. När dina personuppgifter behövs för att förbundet ska kunna fullgöra ett avtal eller en rättslig förpliktelse har förbundet som regel ingen möjlighet att radera uppgifterna.

Invända mot behandling i vissa fall
I de fall vi behandlar dina personuppgifter på grund av att vi har ett berättigat intresse som vi bedömer väger tyngre än ditt intresse kan du invända mot behandlingen. Vi gör då en ny intresseavvägning där vi tar hänsyn till din specifika situation, och om vi har en rimlig möjlighet kommer vi att upphöra med behandlingen.

Kontakt

Kontakta i första hand Civilekonomerna vilka är personuppgiftsansvarig om du har frågor om hur vi behandlar dina personuppgifter eller om du vill utöva någon av dina rättigheter.

Kontaktuppgifter till Civilekonomerna är:
Civilekonomernas Riksförbund
Box 4720
116 92 Stockholm
08-556 912 00
 kontakt@civilekonomerna.se

Civilekonomerna har utsett dataskyddsombud som ska övervaka hur förbundet efterlever GDPR.

Kontaktuppgifter till dataskyddsombudet är:
Dataskyddsombudet
Saco
Box 2206
103 15 Stockholm
08-613 48 00
 dataskyddsombud@saco.se

Lämna klagomål hos tillsynsmyndighet

Datainspektionen är tillsynsmyndighet över GDPR. Datainspektionen rekommenderar att du försöker lösa frågan med den personuppgiftsansvarige innan du kontaktar dem. Vi hoppas också att du hör av dig till oss först, så vi får en chans att försöka rätta till eventuella problem. Om du sedan ändå är missnöjd med hur vi har hanterat dina personuppgifter kan du klaga hos tillsynsmyndigheten, Datainspektionen.